img-demo-2

Personal Knowledge management PKM – ניהול ידע אישי

img-demo-2

“ארגונים לומדים רק באמצעות אנשים לומדים. למידה של אנשים אינה מבטיחה למידה של הארגון, אבל בלעדיה – גם הארגון לא ילמד” פיטר מ. סנג’י

למידה ארגונית וניהול ידע הוא נושא שתיאורטיקנים, יועצים ומנהלים עוסקים בו במרץ רב מזה שנים. נראה, כי אין עוררין על חשיבות הנושא – לכולם ברור כי במאה ה- 21 הידע הוא המפתח להצלחה: פיטר סנג’י, למשל, טען כבר לפני למעלה מעשור בספרו “The Fifth Dicipline” כי ארגון לומד יהיה הארגון המצליח של העתיד.

כולם יודעים שרעיון מבריק אחד יכול היום להיות שווה מיליונים. מי לא מכיר את הסטרט אפ המפורסם של ארבעת הצעירים הישראלים, שהגו את תוכנת ה- ICQ והפכו למיליונרים בן לילה? כולם מדברים על כך שארגונים חייבים ללמוד ולהתחדש כל הזמן כדי להצליח. גארי האמל, למשל, בספרו “להנהיג את המהפכה” כבר הכריז מזמן שבעידן שלנו החדשנות האסטרטגית היא הדרך היחידה של ארגונים לעמוד בחזית ההצלחה ולשם כך יש להפעיל ידע, דמיון ולא מעט מקוריות.

השאלה האמיתית, אם כך, לא נוגעת ל”מה” אלא ל”איך”. יפה וטוב, יאמר המנהל הנבון, הסכמנו על כך שלמידה ארגונית היא חשובה לאין ערוך בעידן הידע, ואולי אפילו אין חשוב ממנה. אבל איך, לעזאזל, עושים את זה?!

ניהול ידע אישי הוא אחת התשובות העדכניות לשאלת ה”איך”. הקונספט התחיל באוניברסיטת Millkin בארה”ב ופותח על ידי פרופ’ פול דורסי ותלמידיו, במענה לצורך שהם איתרו בקרב סטודנטים להשכלה גבוהה. דורסי גילה, שמרבית הסטודנטים אינם מתקשים כלל בהשגת האינפורמציה והידע הדרושים להם לצורך הצלחה בלימודיהם, אולם פעמים רבות הם אינם יודעים מה לעשות עם הידע הזה? כיצד לנצל אותו ביעילות לצרכיהם? מכאן התחיל קו מחשבה המתמקד באינדיבידואל ובצרכי ניהול הידע האישיים שלו. מהר מאוד הקונספט יצא מהספירה האקדמית ועבר לחברות וארגונים, כחלק מהכלים לשיפור תהליכי למידה ארגוניים.

מהו PKM?

ניהול ידע אישי ( PKM– Personal Knowledge management) מתחיל בהבנה שרבים מאוד מהעובדים כיום הם למעשי “עובדי ידע”. פרופ’ טום דוונפורט, תיאורטיקן, חוקר ויועץ לתחום ניהול הידע, מגדיר עובד ידע כ”עובד בעל דרגה גבוהה של השכלה, מומחיות או ניסיון, אשר החלק הארי בעבודתו קשור ליצירה, הפצה או יישום של ידע” (Davenport ,2005). בספרו האחרון, “Thinking for a living”, מדווח דוונפורט כי ממחקרים שנעשו בשנים האחרונות עולה כי עובד ידע מבזבז 30% או יותר מזמנו לחיפוש מידע וידע, ובמקרים רבים הוא אף אינו מצליח להגיע לידע הרצוי והנכון עבורו. מעבר לכך, במקרים רבים, הכישלונות של עובדי ידע אינם קשורים למה שהם יודעים אלא למה שהם לא יודעים (אבל היו צריכים לדעת).

הקונספט של PKM מתמקד באופנים בהם ניתן לסייע לעובד להיות אפקטיבי יותר בביצוע עבודתו, הן ברמה האינדיווידואלית והן בתפקודו כחלק מצוות וכחלק מארגון גדול. זאת בשונה מתפיסות מסורתיות יותר של ניהול ידע, שנוטות להתמקד ביכולות של הארגון כולו לפעול בצורה אפקטיבית יותר.

ההנחה היא, שעובדים המתפקדים כעובדי ידע במאה ה- 21, צריכים (ורוצים) לקחת אחריות על ההתפתחות והלמידה שהם מקבלים במסגרת מקום עבודתם. הם זקוקים לתהליכים ולכלים בעזרתם יוכלו להעריך מה הם יודעים בסיטואציה מסוימת, מה הם עוד צריכים לדעת ואיך הם יכולים להשלים את הפערים הללו. על ידי מערכת כלים ויכולות בתחום הידע והמידע, הכשרה בתחום ה- PKM מאפשרת לעובד לשפר את יכולתו לזהות בעיות, לנתח אותן ולפתור אותן.

פעמים רבות נוטים לזהות את ה- PKM עם הכשרה בתחום הטכנולוגי והמיחשובי, אך זו אינה התמונה כולה. אמנם PKM נוגע לידע ברמת הטכנולוגיה (IT), ככלי להעלאת יעילות ואפקטיביות, אבל עובד יכול להיות מעולה בניהול ידע אישי גם ללא כלים טכנולוגיים מיוחדים.

שבעת הכישורים של PKM

על פי התפיסה המקובלת כיום, הקונספט של PKM מתייחס לשבעה כישורי ידע מרכזיים בהם יש להתמקד ולטפח:

איסוף מידע (Retrieving) – מתייחס למגוון האמצעים והכלים בהם העובד נעזר לצורך דליית מידע ואיסופו, החל מכישורים בין אישיים בסיסיים כדוגמת שאילת שאלות והקשבה, וכלה בכישורים מורכבים יותר הקשורים ליכולות של חיפוש חומרים באינטרנט או במאגרי מידע ממוחשבים. יכולות החיפוש מתייחסות לא רק להבנת והכרת מאגרי המידע, אלא גם ליכולות קוגניטיביות כמו הרחבת וצמצום החיפוש, שימוש בפרקטיקות חיפוש איטרטיביות (מעגליות) וכדומה.

הערכת מידע (Evaluating) – מתייחס ליכולתו של העובד להעריך את האיכות והאמינות של המידע שבידיו, כמו גם ליכולת לקבוע את מידת הרלוונטיות של הידע הזה לשאלות ובעיות איתן הוא מתמודד. יכולת זו, שאינה מתבססת על מיומנויות טכנולוגיות, היא קריטית במיוחד נוכח “עידן הידע” בו אנו חיים, המאופיין בעומס אינפורמציה רב, כאשר האתגר האמיתי מתמקד במיון, ניפוי ואיתור של הידע הרלוונטי והמשמעותי למשימה מתוך ההיצע הרב העומד לרשותנו.

ארגון מידע (Organizing) – מתייחס ליכולתו של העובד לארגן את המידע שברשותו באופן קוהרנטי, הגיוני ובר שליפה. ברמה הפיזית הכוונה היא לסידור הידע בתיקיות, מגירות, ואמצעי ארגון אחרים. ברמה הממוחשבת, הכוונה היא לסידור האינפורמציה במחשב האישי על פי תיקיות, נושאים, תחומים וכדומה. למרות שעל פניו ארגון מידע נשמע כיכולת בסיסית וטריוויאלית, אין הדבר כך כלל, כיוון שאופן ארגון המידע משפיע בהמשך על יכולתו של העובד ליצור קשרים בין פרטי האינפורמציה השונים ולתכלל אותם לכדי תמונה רחבה וכוללת.

ניתוח מידע (Analyzing) – מתייחס ליכולת להפיק משמעות ממידע. יכולת בסיסית בתחום זה קשורה לבניה ופיתוח מודלים שיבטאו את הקשרים בין אלמנטים שונים במידע שבידינו, כאשר הכוונה היא לניתוח מידע מספרי וכמותי, אך גם לתרשימי זרימה ומודלים מערכתיים.

הצגת אינפורמציה (Presenting) – מתייחס ליכולת לבנות את אופן הצגת האינפורמציה תוך התמקדות בקהל המאזין. הצגת אינפורמציה, בין אם באמצעות Power Point, Web-Pages או טקסט צריכה להיות מובנית בצורה שתאפשר לקהל להבין, לזכור וליצור את החיבורים בין פיסות המידע המועברות לו.

אבטחת מידע (Securing) – מתייחס לשמירה קפדנית על סודיות מידע, על איכות ועל מהימנות של מידע שמועבר. בקטגוריה זו נכללים כלים כגון ססמאות אישיות, נהלי גיבוי (Back-Up) לחומרים אישיים וכדומה.

שיתוף פעולה סביב מידע (Collaboration) – אמנם PKM מתרכז ביכולות של העובד האינדיווידואלי, אולם אין עוררין על כך שיכולת ליצור קשרים, להחליף אינפורמציה עם אחרים, למצוא מקורות להתייעצות וסיעורי מוחות משותפים – כולם יכולות קריטיות לעובדי ידע בימינו. הלהיט החדש בתחום זה נמצא, כמובן, באינטרנט ובעולם העצום של אפשרויות שהוא פותח בפני המשתמשים. הכלים העדכניים ביותר בתחום הם הבלוגים האישיים (Blogs). הבלוג הוא מעין אתר אינטרנט פרטי שכל אדם יכול לפתוח, והוא פתוח למבקרים ומתעניינים, שמוזמנים לנדב אינפורמציה, לשאול שאלות או סתם להגיב. מעבר לכך, ישנם אתרים המחזיקים בלוגים קולקטיביים, המוגדרים כקבוצות דיון, בהם נערכים דיונים סוערים בנושאים מקצועיים (או סתם בנושאים שברומו של עולם). בבלוגים העוסקים בנושאים מקצועיים מבקרים פעמים רבות מומחים, אנשי מקצוע וסתם משתתפים סקרנים, והם מקומות מעולים ללמוד מניסיונם של אחרים וגם לפתח קשרים מקצועיים.

למה PKM? – החברה והקריירה האישית שלי

ארגונים רבים משקיעים משאבים אדירים ברכישת מערכות ממוחשבות מתוחכמות ובבניית מערכי ניהול ידע כלל ארגוניים מפותחים, ומחזיקים באג’נדה מוצהרת ומנוסחת היטב לפיה “אצלנו, המשאב האנושי הוא המרכז”. אבל, רק מעטים מהארגונים משקיעים בפיתוח היכולות והכלים של העובד בלמידה, בהתייעלות ובניצול המשאבים העצומים הללו, המועמדים לרשותו.מבחינה זו PKM הוא קונספט של “גם וגם” – גם העובד נתרם וגם הארגון מתחזק ומשתפר. מבחינה זו, PKM פותר את הבעיה הישנה והידועה של תרבות ניהול הידע בארגונים: “אמילי” (אני מה יצא לי מזה).

זאת ועוד, השקעה בפיתוח היכולות של העובד הופכת לדרישה של העובד מהארגון, כחלק ממסלול הקריירה האישית שלו. אם בעבר הארגון היה שוכר עובד לכל חייו ומתחייב לדאוג להכנסתו ולרווחתו של העובד לאורך שנים, הרי שכיום, במאה ה- 21, כאשר היציבות התעסוקתית נעלמה ואיננה, עובדים מתחילים להבין שעליהם מוטלת המשימה לדאוג להתפתחות ולהתקדמות של עצמם. כחלק תהליך זה, עובדים איכותיים בהחלט מצפים מהארגון בו הם עובדים לתרום לתהליך הלמידה שלהם על ידי אפשרויות של צמיחה, התפתחות והתמקצעות בתפקיד, ואפשרויות הלמידה בתפקיד מהוות מרכיב כבד משקל בהחלטה היכן כדאי לעבוד ועד מתי כדאי להישאר בארגון. לכן, השקעה בפיתוח ה- PKM של העובדים תורמת לשביעות רצון העובד ומפחיתה תחלופת עובדים, דבר שתורם לצמצום העלויות העצומות של גיוס, מיון והכשרת עובדים חדשים.

Posted in ניהול ידע וחדשנות.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *