
בעולם הדינמי של ניהול ארגוני, יצירת פלטפורמות לשיתוף ידע וקידום יוזמות היא קריטית לשימור החדשנות והמעורבות של העובדים. כחלק מתהליך הסיכום השנתי של 2024 וההיערכות לשנת 2025, בחרנו ליישם מפגש „קפה ידע“ בחברה משפחתית שאנו מלווים. מפגש זה, שהתנהל בפורמט פתוח ומשפחתי, שם דגש על יצירתיות, שיתוף פעולה ותחושת אחריות בקרב העובדים.
מהו קפה ידע?
קפה ידע הוא פורום לשיתוף ידע ודיון בסוגיות ניהוליות ואסטרטגיות, המתנהל במתכונת המזכירה בית קפה. המשתתפים מתכנסים בקבוצות קטנות סביב שולחנות עגולים, דנים בנושאים נבחרים ומעלים רעיונות לפתרונות יישומיים. המתודה מעודדת דיון אינטימי, פתוח ולא שיפוטי, תוך התמקדות ביצירתיות ופתרונות מעשיים. המפגש כולל שלב נוסף בשיטת „מרחב פתוח“, שבו המשתתפים מתבקשים להוביל דיונים ולהפוך רעיונות שהועלו בתחילה לכדי תוכניות פעולה עם אחריות מוגדרת.
מבנה המפגש
המפגש שלנו נחלק לשני שלבים עיקריים:
1. שיחת הכנה: לפני האירוע קיימנו פגישה עם הנהלת החברה, בהנחיית ד‟ר עדנה פשר. במהלך השיחה עוצבו מטרות המפגש, נוסחה השאלות המרכזיות לדיון, ונקבעו הקווים המנחים לדיונים ולמטרות המפגש.
2. המפגש עצמו: האירוע נפתח בהרצאה של ד‟ר עדנה פשר, שהסבירה את עקרונות קפה הידע ואת הכלים המנחים לדיון פורה: „דבר מהלב“, „תרום מניסיונך“, „הקשב עמוקות“ ו„חבר בין רעיונות“. לאחר מכן, העובדים התחלקו לקבוצות קטנות ועסקו בדיון סביב שתי שאלות עיקריות: „מה יש לחדש ומה כדאי לשמר בחברה?“. בשלב השני, התקיים „מרחב פתוח“ שבו המשתתפים פיתחו רעיונות מעשיים ויצרו צוותי הובלה ליישום.
השתתפות מגוונת ותוצרים משמעותיים
למפגש הוזמנו כ-40 משתתפים מתפקידים שונים בחברה, עם דגש על גיוון מחלקתי ותפקידי. הנוכחות הייתה על בסיס התנדבותי, מה שהוביל למעורבות גבוהה ולתחושת שותפות. הרעיונות שעלו היו רחבים ומגוונים, ונגעו בין היתר לשימור עובדים, חוויית לקוח ושיווק. תוצרים אלו יוצגו להנהלה בימים הקרובים, וצפויים לעבור לשלב היישום במהלך חודש ינואר.
ההשפעה הארגונית של קפה ידע
המטרה המרכזית של המפגש הייתה ליצור שינוי בתרבות הארגונית באמצעות גיוס העובדים להובלת יוזמות. הפורמט המשפחתי והפתוח סייע להפחית התנגדויות ולחזק את תחושת האחריות האישית. „קציר הרעיונות“ בסוף המפגש נתן לעובדים תחושת סיפוק ותובנות לגבי הפוטנציאל שלהם להשפיע על הארגון.
המסקנות והצעדים הבאים
מפגשי קפה ידע הוכיחו את עצמם בעבר בחברה, וגם הפעם המפגש היה מעשיר ומלמד. הוא יצר פלטפורמה לדיון פתוח, חיזק את הקשרים בין העובדים והניע יוזמות חדשות. מדד ההצלחה של המפגש ייבחן לפי רמת המחויבות של העובדים ליישום הרעיונות, וההשפעה שלהם על תהליכי העבודה.
ההצלחה של מפגש זה מהווה קרקע פורייה להמשך יישום מתודות דומות בעתיד, ולקידום חדשנות וניהול ידע בצורה חווייתית ופרודוקטיבית.
הכותבת היא מנהלת הפרוייקטים בחברת ד”ר עדנה פשר ושות’